Projecten op het gebied van internal auditing

Een manier om de ontwikkelingen op het gebied van internal auditing te volgen dan wel daaraan bij te dragen is om te participeren in zelflerende kennisgroepen. Drie groepen waarbij ik ben betrokken dan wel intensief in participeer zijn:

De Stichting Kenniskring Decentrale Overheden (KADO)

Deze stichting is een verband van een zevental provincies en circa dertig gemeenten dat tot doel heeft op een zelflerende wijze de invulling van internal auditfunctie binnen lagere overheden te bestuderen en te verbeteren. Per jaar organiseert KADO een viertal themabijeenkomsten, waarbij inleidingen worden verzorgd door externe sprekers of deskundigen uit eigen kring.
Bezoek www.stichtingkado.nl

Programma symposium ‘Public Auditing in de netwerksamenleving’

Om haar 10-jarig bestaan te vieren, organiseerde de Stichting op donderdag 14 september 2017 een dag vullend symposium.

Vertrekpunt bij dit symposium was de veranderende samenleving, een ontwikkeling die consequenties heeft voor de overheid. Kan die overheid volstaan door te volharden in haar traditionele rol van kadersteller en subsidieverstrekker? Of moet zij ook actief op zoek gaan naar verbindingen met partijen om haar maatschappelijke doelen te realiseren? En hoe zit het met haar vermogen om te reageren op signalen uit de samenleving die niet onbeantwoord kunnen blijven?

Verandering van overheidssturing werkt onvermijdelijk door in de positie, de rol en de werkwijze van auditors. Welke nieuwe instrumenten heeft de auditor in zijn gereedschapskist nodig? Welke vaardigheden en onderzoeksobjecten winnen aan belang? Hoe kan hij de overheid waar hij werkzaam is optimaal blijven bedienen? En hoe zit het met zijn onafhankelijkheid als hij niet meer vanuit zijn klassieke, toetsende rol in de samenleving opereert?

Plaats van handeling was het provinciehuis van Utrecht. Het voorzitterschap van het symposium was in handen van prof. dr. Leen Paape RA RO, dean en hoogleraar van Nyenrode Business Universiteit.

Na een welkomstwoord van Jacques van Kempen RA RO, voorzitter van de stichting, en een inleiding door de dagvoorzitter is het woord aan dr. Martin Schulz. Martin is adjunct-directeur van de denktank van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB). Hij behandelde het model van de vier vormen van overheidssturing, te weten de rechtmatige, de presterende, de samenwerkende en de responsieve overheid.

Drs. Sandra Tax, directeur maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente Zaanstad, liet zien hoe deze vier vormen van overheidssturing in de praktijk van haar gemeente worden toegepast.

Het ochtendgedeelte werd afsloten met een inleiding door drs. Paul Hofstra RO, directeur van de Rekenkamer Rotterdam. Paul deelde met ons zijn bevindingen over de uitdagende samenwerking tussen zijn gemeente en derde-partijen en stond uitvoerig stil bij het spanningsveld dat deze samenwerking kenmerkt. De onafhankelijke positie van de auditor is daarbij cruciaal.

Na de lunch konden er, naar keuze, drie workshops uit het aanbod van de volgende zes worden gevolgd.

Workshop 1 heeft als onderwerp de opzet en het gebruik van de netwerkvitaliteitsmeter. Met behulp van dit instrument kan de kwaliteit van een samenwerking met derde-partijen worden gemeten. Drs. Linda van der Lans RO en mr. drs. Aad Zoeteman, auditors van de provincie Zuid-Holland en mede-ontwikkelaars van dit instrument, vertelden over hun ervaringen met de toepassing ervan bij netwerken waarin de provincie Zuid-Holland participeert.

In workshop 2 vertelde Brigitte de Vries RO CIA over serious gaming als middel om onder andere de samenwerking met derde-partijen te toetsen. Als casus bracht ze haar ervaringen in bij woningcorporatie Staedion, de organisatie waar ze als auditor werkt. Brigitte heeft voor het inzetten van serious gaming in audits in 2014 de IIA Innovation Award gewonnen!

Workshop 3 diept het thema ICT en informatienetwerken uit. Professor dr. Edo Roos Lindgreen RE behandelt daarbij het systeem van beheersing van informatienetwerken tussen stakeholders in een samenwerkingsverband. Edo is hoogleraar Data Science in Auditing aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam en partner bij KPMG.

In workshop 4 behandelde drs. Susanne van Hoek-Gerritsen welke gevolgen het deelnemen aan netwerken heeft voor de communicatie. Moet de auditor anders communiceren in netwerken dan in de traditionele keten en hoe dan? In de workshop gaat de deelnemer dit samen met anderen ontdekken vanuit de eigen werksituatie. Susanne geeft communicatietrainingen aan auditors. Zij is auteur van de boeken ‘Een goed verhaal’ en ‘Schrijfgids voor economen’.

Workshop 5 ging in op het thema cultuur, houding en gedrag. Sander van Oosten en Zita Kemper Msc vertellen over het toenemende belang ervan als onderzoeksobjecten, met name in een netwerksamenwerking. Wat heeft de auditor nodig om deze objecten te onderzoeken en welke belemmeringen moeten daarbij worden weggenomen? Sander is mede-eigenaar van AuditPeople en trainer van auditors, Zita is arbeids- en organisatiepsycholoog en versterkt sinds kort de internal audit functie van Achmea.

Workshop 6 ten slotte behandelde het fenomeen readiness assessment. Met deze aanpak wordt in korte tijd getoetst of een organisatie klaar is voor een omvangrijke transitie. De methodiek is door de gemeente Rotterdam ontwikkeld en aansluitend toegepast bij de invoering van de drie grote decentralisaties in het sociale domein. Drs. Robert van den Heuvel en drs. Bas de Wit RE, auditors van de gemeente, lichten toe hoe dit instrument kan worden gebruikt.

Professionele Audit Solisten (PAS)

Een klein doch zeer actief bestuur organiseert jaarlijks een drietal bijeenkomsten voor leiding en medewerkers van kleine auditafdelingen. Op deze bijeenkomsten wordt vooral aandacht besteed aan die onderwerpen die met name voor kleine auditafdelingen (small audit shops) van belang zijn.
Bezoek de LinkedIn groep Professionele Audit Service (PAS)

Eind 2012 zijn Leo Schreuders en Arie Molenkamp gestart met het organiseren van eendaagse interactieve seminars onder de titel “Hoe voegt een kleine IAF waarde toe aan de organisatie?”. De bedoeling van deze bijeenkomsten, een nieuwe mijlpaal in het bestaan van PAS, is om in een zelflerende context kennis te delen over vraagstukken waarvoor de “professionele auditsolist” zich gesteld ziet en welke mogelijkheden en methoden er zijn om die uitdagingen het hoofd te bieden. Onder de titel “Kleine auditfuncties: klein in omvang, groot in aantal” is in het Audit Magazine van maart 2013 een interview van Leo Schreuders en Arie Molenkamp opgenomen.

PAS-conferentie

Een community van kleine auditafdelingen.  

Kleine auditafdelingen blijken 80% uit te maken van het totaal aan organisaties dat bij het IIA is aangesloten. Deze “small audit shops” hebben in Nederland geleidelijk aan vaste grond onder de voet gekregen bij zowel grote, middelgrote als kleine ondernemingen en binnen de overheid. Dit komt niet in het minst door de activiteiten van de groep van professionele auditsolisten (PAS). Deze zelflerende groep organiseert voor haar leden al sinds 2006 jaarlijks een viertal interactieve themaseminars. PAS heeft zich verstout om op 24 oktober 2013 haar eerste conferentie, met als thema “kwaliteitsbevordering”, te organiseren. De grote toeloop van deelnemers uit het bedrijfsleven en de overheid doet vermoeden dat de te behandelen onderwerpen als zelfevaluatie en peerreviewing de kleine auditafdeling aanspreken. Sprekers tijdens de bijeenkomst waren onder meer dr. Walter Swinkels van Deloitte, Eric Snaar van Boskalis, Leo Schreuders van de Universiteit Utrecht en Frank Galesloot van de gemeente Deventer. Tijdens de bijeenkomst, waarvoor KPMG haar locatie te Amstelveen beschikbaar heeft gesteld, werden ook de resultaten van een onder de deelnemers uitgezette survey worden gepresenteerd.

Publicaties van derden over kleine auditafdelingen.

1. “Kleine IAD’s en de IIA-standaarden”

12-2010. Stuijt, Y.F. (2010). Audit Magazine, (04), 29-32.

Yolanda Stuijt’s  onderzoek wijst uit dat er in de praktijk een kloof bestaat tussen  de theorie van de standaarden en de uitvoering in de praktijk van de kleine auditdiensten. Door een andere aanpak is het mogelijk voor de kleine internal auditdiensten om een verbetertraject te doorlopen dat leidt tot naleving van de standaarden. Voor dit optimaliseringsproces behandelt zij een rapportage-instrument waarmee de voortgang van de zelfevaluatie, het kwaliteitsprogramma en de verbeteracties kunnen wordt gemonitord.

Lees dit artikel hier.

2. “De toekomst is aan de kleine auditafdeling”

03-2003. Weisz, S. & Nes, A. van, (2003). Audit Magazine, (01).

Ter gelegenheid van het uitkomen van het boekwerk “Trends en ontwikkelingen in operational auditing: vijftig handreikingen voor onderwijs en praktijk”, werd Arie Molenkamp door Sander Weisz en Arjen van Nes  geïnterviewd. Het boek bevat columns van Jan Driessen, Kaspar Engels, Reinier Kamstra, Martin Schomakers en de geïnterviewde. Tijdens het gesprek kwam het al snel op de kleine auditafdeling; deze Small Audit Shop, zoals die nu wordt aangeduid, werd een interessante toekomst toegedicht. De vraag tijdens de conferentie van 24 oktober 2013 zou kunnen  zijn of die toekomst zich nu onontkoombaar heeft aangekondigd.

Lees dit artikel hier.

Kenniskring Public Auditing

Deze eerste studiegroep op het gebied van public auditing heeft een belangrijke rol gespeeld in het leveren van bijdragen, vooral door het publiceren van onderzoeksresultaten, in de ontwikkeling van het fenomeen locale rekenkamers en rekenkamercommissies.

Publicaties van de Kenniskring Public Auditing (KPA)

1. “Zijn de verworvenheden van operational auditing toepasbaar op public auditing?”

04-2006 Molenkamp, A. (2006). “Zijn de verworvenheden van operational auditing toepasbaar op public auditing?”. B&G, april 2006, 10-14.

In het internationale bedrijfsleven hebben zich verschillende deconfitures voorgedaan; de aandacht voor de proactieve toetsingsfunctie van internal audit is daardoor toegenomen. De waardering voor bestuurders en managers die een upgrading van internal governance middels internal auditing voorstaan, groeit dan ook gestaag. Het ligt voor de hand te veronderstellen dat ook managers bij de centrale overheid, bij provincies, binnen gemeenten en bij waterschappen baat hebben bij een functie die aanvullende zekerheid verstrekt over de kwaliteit van de interne beheersing van de organisatie.

Lees verder…

2. “Onderzoek in het publieke domein; enkele dilemma’s van de rekenkamer(commissie)”.

07/08-2006 Molenkamp, A. (2006). “Onderzoek in het publieke domein; enkele dilemma’s van de rekenkamer(commissie). B&G, (6), 14-17.

Het doorvoeren van de rekenkamerfunctie in Nederland heeft geleid tot een grote diversiteit aan opvattingen over de wijze waarop aan deze functie invulling wordt gegeven. Met het artikel wordt een handleiding geboden om verantwoorde keuzen te maken uit de mogelijkheden die zich op het gebied van structuurvorm, procesinrichting, bemensing en planvorming voordoen.

Lees verder…

3. “Onderzoek lokaal bestuur in tweevoud”.

09-2006 Feith, A. F. (2006). “Onderzoek lokaal bestuur in tweevoud” B&G, (09), 20-25.

Dit artikel van de hand van Frans Feith maakt deel uit van een serie van drie artikelen over het externe en interne toezicht binnen de lokale overheden. In het eerste artikel (“Zijn de verworvenheden van operational auditing toepasbaar op public auditing”) worden de overeenkomsten tussen de collegefunctie binnen lokale overheden vergeleken met de internal auditfunctie zoals die in private ondernemingen is doorgevoerd. Het tweede artikel (“Onderzoek in het publieke domein”)schetst de dilemma’s die samenhangen de invoering en upgrading van de lokale rekenkamerfunctie. In dit derde artikel worden de verschillen en overeenkomsten tussen de lokale rekenkamer, de rekenkamercommissie en het collegeonderzoek systematisch in beeld gebracht. Het vaststellen van de eisen waaraan de rekenkamer dan wel rekenkamerfunctie moet voldoen stemt temeer omdat er in de praktijk van die functies in Nederland een grote diversiteit aan opvattingen bestaat. 

Lees verder…

Auteurscollectief over “Concerncontrol en Auditing binnen de publieke sector”.

Een project dat momenteel wordt uitgevoerd behelst het ontwikkelen van en publiceren over structuurvormen voor concerncontrol en de auditfunctie binnen de publieke sector. Het collectief bestaat uit de volgende personen:

• Frank Galesloot, gemeente Deventer;
• Sandra Gerssen, gemeente Apeldoorn;
• Harold Harleman, gemeente Zaanstad;
• Jacques van Kempen, provincie Zuid-Holland;
• Arie Molenkamp, zelfstandig organisatieadviseur;
• Marga Schrauwen, provincie Gelderland.

 

De volgende publicaties zijn reeds verschenen;

• “Het collegeonderzoek verdient meer aandacht”

06-2010 Kempen, J.M.R. & Molenkamp, A. (2010). “Het collegeonderzoek verdient meer aandacht”. TPC, (3) 42-46.

De discussies rondom het “collegeonderzoek” zijn niet van de lucht. Op 1 januari 2004 werd de verplichting om binnen gemeenten internal audits uit te voeren wettelijk verplicht. Sinds die tijd zijn er aanhoudend vragen gesteld over nut en noodzaak van deze, voor gemeenten, nieuwe functie. De Stichting Kenniskring Decentrale Overheden (KADO) heeft, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de positionering van het collegeonderzoek binnen de gemeente en de toegevoegde waarde die deze functie voor het gemeentebestuur heeft. De resultaten van dat onderzoek worden in dit artikel gepresenteerd.
Lees verder: “Het collegeonderzoek verdient meer aandacht”

 

• “De samenwerking tussen internal auditor en concerncontroller”

08-2013. Kempen, J.M.R. van & Molenkamp, A. (2013). “De samenwerking tussen internal auditor en concerncontroller”. TPC, augustus 2013, 23 – 27.

In een reeks van artikelen wordt behandeld hoe de functies concerncontrol en de internal auditing binnen de lokale overheid kunnen worden verankerd. Verschillende inrichtingsvarianten zullen daarbij de revue passeren. In dit eerste artikel wordt vooral gefocust op de wijze waarop de samenwerking tussen de concerncontroller en de internal auditor kan plaatsvinden en welke randvoorwaarden als de omvang van de overheidsorganisatie en de heersende cultuur daarop van invloed zijn.
Lees verder: “De samenwerking tussen internal auditor en concerncontroller”

• “De brede internal auditfunctie”

10-2013. Kempen, J.M.R. van & Molenkamp, A. (2013). “De brede internal auditfunctie samenwerking tussen internal auditor en concerncontroller”. TPC, oktober 2013, 23 – 27.

In deze derde publicatie van een reeks van artikelen over de functies concerncontrol en internal auditing binnen de lokale overheid, wordt vooral de brede internal auditfunctie behandeld. Meer en meer windt de opvatting terrein dat de internal auditfunctie, naast het uitspreken van een oordeel over de status van control en de daarbij eventueel geconstateerde leemten, ook een richtinggevend advies aan zijn rapportage toevoegt. Het gaat een stap verder als de internal auditor, desgevraagd, ook een organisatieonderzoek moet gaan uitvoeren. De argumentatie achter deze uitbreiding van de rol van de auditor is dat ook de zogenaamde derde lijn een essentiële bijdrage dient te leveren aan het verbetervermogen van de organisatie. In dit artikel wordt beschreven aan welke voorwaarden een dergelijke brede auditfunctie dient te voldoen.
Lees verder: “De brede internal auditfunctie”

• “Nut en noodzaak van projectauditing bij lagere overheden”

  02-2014. Galesloot, F. (2014). “Nut en noodzaak van projectauditing bij lagere overheden; hoe vergroot de auditfunctie zijn relevantie”. TPC, februari 2014, 10 – 14.

Deze vierde publicatie over de functies concerncontrol en internal auditing binnen de lokale overheid gaat over het fenomeen projectaudits.  Het doorvoeren van dat type audits is geen sinecure, het vraagt om een professionele en doordachte aanpak waarbij onontbeerlijk het commitment van het dagelijks bestuur en van de ambtelijke top moet zijn verkregen. De onderzoeks- en auditmethodieken kunnen voor een groot deel gelijk zijn aan die van bijvoorbeeld thema- en procesaudits; edoch de focus van het onderzoek verschilt wezenlijk. Zo ligt de opdrachtgeversrol op het niveau van college en ambtelijke top, zijn de concerncontroller en de projectleiding in hoge mate betrokken en wordt de nadere formulering van de onderzoeksopdracht ook mede door de stuurgroep van het project bepaald. De internal auditor zal bij de opzet van het onderzoek vooral uit moeten gaan van de resultaten van de krachtenveldanalyse en helder moeten hebben welke de stakeholders van het onderzoeksobject zijn.
Lees verder: “Nut en noodzaak van projectauditing bij lagere overheden”

• “Internal audit als deelfunctie van concerncontrol” 

06-2014. Nieboer, R., Schrauwen, M. & Gerssen, S. (2014). “Internal audit als deelfunctie van concerncontrol” TPC, juni 2014, 34 – 38.

Het vijfde artikel in de reeks beschrijft hoe de internal auditfunctie als deelfunctie binnen het organisatiesmaldeel concerncontrol kan worden ingericht. Beschreven wordt wat de succesfactoren zijn om voor deze combinaties van functies, we spreken dan over het integreren van tweede en derde lijnfuncties, te kiezen. Als bijkomend voordeel van een dergelijke combinatie wordt betoogd dat binnen organisaties waar de control- en auditmassa in omvang, mede als gevolg van bezuinigingen, zeer beperkt is, toch een effectieve bijdrage kan aan de beheerbaarheid van de organisatie worden geleverd door het voorzien in aanvullende zekerheid en het genereren van verbeteracties.
Lees verder: “Internal audit als deelfunctie van concerncontrol”

• “Het CAR-model in de gemeente Deventer” 

08-2014. Galesloot, F. (2014). “Het CAR-model in de gemeente Deventer. Control;, audit en risicomanagement in een ondersteunend bureau”. TPC, augustus 2014, 19 – 23.

In het zesde artikel in de reeks wordt beschreven hoe in de gemeente Deventer wordt afgeweken van het gangbare “Three Lines of Defence-model” bij het inrichten van de auditfunctie. In de praktijk van de gemeentelijke organisatie nopen de omstandigheden tot het nemen van andere maatregelen. In het artikel wordt ingegaan op de argumenten van de gemaakte keuze en worden de bereikte resultaten beschreven.
Lees verder: “Het CAR-model in de gemeente Deventer”

• “Het speelveld van de gemeentelijke internal auditor” 

06-2015. Harleman, H. & Molenkamp, A. (2015). “Het speelveld van de gemeentelijke internal auditor”. TPC, juni 2015, 24 – 28.

In de voorgaande zeven artikelen van de reeks van de “Stichting Kenniskring Auditing Decentrale Overheden” wordt vooral beschreven wat de taak en toegevoegde waarde van de auditfunctie is en hoe deze kan worden ingebed in de gemeentelijke organisatiestructuur. Deze structuurvarianten en toepassingsvoorbeelden kunnen als best practices worden beschouwd.  In dit artikel gaan we in op het object van onderzoek van de 213a-audits en dan met name op de wijze waarop de keuze van de onderzoeksonderwerpen tot stand dient te komen

Lees verder…

• “De effectiviteit van de auditfunctie bij gemeenten” 

Een indicatieve meting

04-2016. Kempen, J.M.R. van & Molenkamp, A. (2016). ”De effectiviteit van de auditfunctie bij gemeenten”. TPC, 14, (2), 26-31.

 

Opereren gemeentelijke auditors effectief? In dit slotartikel van een reeks bijdragen over auditing bij decentrale overheden presenteren de auteurs de uitkomsten van een enquête naar de effectiviteit van de auditfunctie in gemeenten. De enquête is door de Stichting Kenniskring Auditing Decentrale Overheden in samenwerking met FAMO uitgezet bij haar deelnemers, gemeentelijke managers werkzaam binnen de bedrijfsvoering van gemeenten.

Lees verder…